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账务应用

中小企业销售回圈内控要点

销售回圈的职务分离
   l.接受顾客定单的人不能同时负责最後核准付款工作。付款条件必须同时得到销售部门和专门追踪分析客户信用情况的信贷部门(或会计部门下的信贷小组)的批准。

2.发货通知单的编制人不能同时执行存货的提取、产品的包装和托运工作。

3.填制发票人不能同时复核发票。

4.办理退货实物验收的人员必须同退货账务记录分离。

5.应收账款记录员不能担任该账目核实工作。

总之,开票、发货、收款、记账职务应当分离。

销售定价控制
   企业定价是很重要的一关,定价政策的失误将导致企业利润减少,失去市场竞争力和降低市场份额。在法制逐步完善的今天,轻率定价可能使企业违反有关价格法等,招致惩罚。因而,定价控制十分必要。

1.企业定价策略要考虑营销能力,销售成本,市场状况等众多因素。标准定价一旦确立,应保证对同一层次的顾客公平地实施相同价格;并且对其定期作评价。

2.对新产品和结存产品而言;在企业新产品的投入市场前目标价格就应建立;并且将该价格与市场替代产品(如果有替代品的话)作比较,叁考本产品的特点以及市场潜力,必要时进行调价。当然调价资讯应及时传递给有关分销商、承销商和顾客。

3.对销售折扣、折让等优惠政策的给予应由有关主管人员审核批准。对於折扣,折让给予的实际数量、金额应有所记录,并且同时反映给予的原因,以上档要归档便於以後审查。

4.实施折扣,折让前应作预测,制定该政策给企业带来的目标利润(目标售价数量、原售价原数量);事後要将实际销售情况与目标利润相比较,并且报告有关部门。以上措施确保优惠对企业有利。当然,出於战略性需要夺取长期性顾客,这一比较方法由於只反映短期利润而不适用。

授信额度控制
   应收账款流动性低於货币资金,企业在授予该项商业信用时,要特别谨慎,防止授信不当导致企业营运资金回笼困难引发现金短缺。

1.企业在授信之前先要对每个客户进行信用分析。有关材料有:该企业已审计的会计报表,银行资信证明和资信评估机构的证明等。由於我国信用体系还不完善,聘请资信机构费用可观。也许对企业而言,与该客户交往多年的历史还款记录并配合最近该企业动态,更具有资料可得性和说服力。

2.评估各客户的信用程度後,应确定每个客户的信用额度,每次赊销和未还欠账款之和不得超过额度。

3.具体实施中,对於符合赊销信用评定的客户由信用部门主管在销售通知单上批准赊销数量和金额并签字,不合标准不予批准赊销。

4.每个客户的授信额度应定期审查归档,必要时作调整要经有关人员复核。

销售发票控制
   销售发票是会计正式记录销售收入的标志,若对其控制不严会导致企业财务状况反映不实和舞弊行为的发生。

1.开票时要以有关单据为依据,如客户的购货定单、发货通知单等。

2.发货通知单上的还需编号,以保证所有发出货物均要开单。

3.发票人客户的名称应同主要客户一览表或客户购货定单相对照。

4.发票上的数量必须以发货通知单上载明的实际发运的货物数量记录或完成的劳务数量记录为依据,并应受到除记录发运数量的其他有关人员的检查。

5.发票上的价格必须以信贷部门和销售部门批准的金额或价格目录表为依据,并应受到独立於销售职能的其他人员的检查。

6.发票人算出的金额和其他内容应受到其他独立於发票编制人的复核。

7.发票总额加以控制,即所有发票应加出合计金额,以便同应收账款或销货合计数相核对。

退货控制
   1.验收客户退回的货物,注明退货的数量和质量情况,为日後货物的再存放、客户退货金额和退货是否再修理,提供依据。

2.填制退货验收报告,并编号。该报告的填制应独立于发货和收货人员。

3.客户服务部门应调查顾客退货要求,并将调查结果和意见记录在验收报告上,交会计和销售部门核准。

4.退货理赔工作应由销售部门核准。

5.经核准後,应向客户发出货项通知单,表明退货数量、金额;退货及时入账,调整应收账款和销售收入。




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