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金蝶应用

金蝶KIS实用操作宝典

一、软件安装

    1、如何安装金蝶软件?
        打开包装盒,你会看到两张光盘,一张是安装光盘,一张是多媒体教学光盘。多媒体教学光盘不用安装,放到光驱里,双击光驱驱动符后,程序会自动执行,这是一张有声音指导的教学盘,教你如何进行简单的软件操作。另外一张就是软件安装盘,放在光驱里,双击后出现安装界面,多数情况下,只要光盘放在光驱里,稍等片刻,安装界面就会自动出现,不用再双击光驱驱动符了。安装过程是傻瓜式的,只要点下一步就可以了。如果安装过程中出现要求输入序列号等,随便输入几个数字如123等即可。一定要注意等软件完全安装完毕并提示安装成功才可以退出安装过程。重新启动电脑即完成了金蝶财务软件的安装。
        如果您购买的是KIS标准版或迷你版,安装盘上都带有两套程序,您只需要安装您自己购买的那一种软件即可。另外一种是供您演示的。比如您购买的是KIS迷你版,安装盘上会同时有KIS迷你版和KIS标准版的安装程序,您只须选择且只能选择安装KIS迷你版即可。否则,即便您安装了KIS标准版,也无法做为正版使用,因为加密信息已经把您要购买的软件固定下来了。

    2、安装金蝶软件应该选择哪个目录?
        安装金蝶软件的过程中,系统会要求您选择安装目录,默认是c:\ Program Files\目录,无须更改,有的朋友喜欢安装在D盘或别的盘上,其实没有必要,因为软件和账套数据是分离的,就如同安装OFFICE和建立WORD文档一样,只要把WORD文档保存在别的地方,即便把OFFICE安装N次,都不会损坏到WORD文档。所以,即便以后您的系统要重装或软件要重装,都没有关系,重新安装即可,与别的软件也没有冲突,更与账套数据没有关系。

    3、软加密如何注册?
        这个过程一般是由您的金蝶客户代表来帮您完成的。简单地讲,就是您在软件包装盒里会看到一张密码条,打开这个密码条,里面有类似用户名和密码的内容,您到KIS.kingdee.com上点“软加密注册”,在出现的登录窗口中录入用户名和密码进入注册界面,把公司相关信息填写后,点下一步或确定直到出现“直接下载”提示,点“直接下载”,把一个叫License的.文件保存在本地电脑的某个文件夹里即可。等到软件安装完毕了[如上],双击桌面金蝶软件图标,在出现的界面上选择“注册”,然后再在注册界面里选择第二步“引入License文件”并把保存在本地的License.dat文件引入即可,系统会提示注册成功,这样,您就可以继续使用正版软件了。

    4、如果因为系统重装等原因需要重装软件该怎么做?
        分软加密与硬加密两种情况。
        老的硬加密软件,只须把软件按如上步骤安装后,重新启动电脑即可。注意要把加密狗插在电脑上。
        软加密则要看情况了,因为软加密需要注册,而注册信息与本地电脑的配置有关,因此,如果在重装系统前没有改变电脑配置,则重新安装软件后,双击桌面金蝶软件图标,在出现的界面上选择“注册”,然后再在注册界面里选择第二步“引入License文件”并把保存在本地的License.dat文件引入即可,系统会提示注册成功,这样,您就可以继续使用正版软件了。这个License文件是在第一次安装时由金蝶技术人员帮您注册好并保存在本地的,如果您不知道保存位置,可以在电脑上搜索License.dat,也可以直接咨询您的金蝶客户代表。
        如果您在重装之前更改了电脑的配置或干脆换一台电脑来安装,则需要凭借密码条重新登录到如上所说的注册页面,在企业专区里把重新注册申请表下载到本地打印出来,然后填写重新注册的原因并盖章后通过特快专递邮到笔杆子公司,其余的就交给笔杆子处理了,您只要等到第二天接到笔杆子通知后就可以重新注册使用了,过程如上(3)。


二、新建账套

    1、新建的账套文件应该存放在哪个目录?
        其实,账套文件可以存放在本地电脑硬盘的任何位置,但考虑到实际情况,比如电脑可能因为中毒而需要重新安装系统、重装软件、某个分区甚至整个硬盘损坏等,本来,重装软件或系统也没关系,事先备份到其它地方不就行了,但就担心您忘记了做备份,结果,重装系统时就把保存在系统盘的账套文件删掉了。所以,为了避免误操作,建议新建的账套文件最好保存在非系统盘及非金蝶安装目录下。默认的系统盘及金蝶安装目录都在C区,则账套文件最好保存在D或者E区中,如果整个硬盘就一个C区,那至少要保存在一个不同的目录中。

    2、从整体思路上讲,使用金蝶软件做账需要那几个步骤?
        需要三个步骤:一是建立一个账套文件,这需要设定好企业名称、企业性质、科目结构、币别和启用期间等,就如同搭建一个房子的地基。二是初始化数据录入,比如您手工账做到7月份,电脑账准备从8月份开始做,为了和手工账衔接起来,就必须把手工账7月底的余额录入到电脑中做为8月初的期初数。三就是账套初始化结束后录入凭证等日常业务数据了。

    3、新建账套过程中如何设定科目级次?
        说到科目级次,这里要引入一个新的概念:核算项目。以“应收账款1113”为例,第一次使用金蝶软件做账的朋友已经习惯了手工账的思维模式,所有的往来单位或者说客户都是通过明细科目的方式来表示,如111301-A公司、111302-B公司等。但通过明细科目来表示往来单位有几个缺点:一是如果您定义科目级次为4-2-2-2-2-2,则二级明细最多只能定义99个,如果超过了99个,则还要做其它复杂的处理操作。二是明细科目太多会影响系统的运行速度,某客户有往来单位1000多家,第一次通过明细科目来设置,在打开初始化数据录入窗口时,需要几个小时,而更换为通过核算项目设置客户后,只须几分钟就进入了初始化录入界面。三是使用明细科目无法在同一张表上显示同一个客户关联的应收应付等科目数据。总之,因为这里涉及到一个核算项目的概念,而核算项目又不是书面能够描述清楚的,所以,在这里我们只是建议您在设计科目级次的时候,无须轻易改动默认的科目结构,比如把4-2-2-2-2-2改成4-3-2-2-2-1等。如果你担心二级科目无法满足数量要求时,就建议您使用核算项目。与核算项目相关的信息,请参加笔杆子每个月两次的操作培训。

    4、新建账套过程中,该选择从何时启用账套?
        启用期间:您可以选择从公司成立后的任意年度任意月份启用电脑账。至于从何时启用,就看您希望从何时开始查询电脑账而不是手工账了。如果您选择从去年1月份重新做电脑账,好处是您以后可以从电脑上查询从去年1月份截止目前的所有账薄资料,方便快捷。而“缺点”是您必须把从去年1月份开始截止目前的所有业务资料根据手工账全部在电脑上录入一遍。此外,如果是从年初启用账套,在录入初始化数据时,只需要录入去年年底的科目余额即可,而如果是从年中启用,则除了录入启用期间上期的余额外,还要录入从当前年度年初开始截止启用期间的累计借方和贷方发生额。综上所述,工作量越大软件发挥的作用就越多,工作量小了,但通过软件得到的资料就相应减少。


三、备份

    1、金蝶账套备份的原理
        金蝶的数据备份采用的是覆盖式。比如,您从2005年1月份开始做账,在1月末做了一次备份,备份文件名为“笔杆子公司2005年数据备份.AIB”,这时,该文件中存放的是2005年1月份的数据。继续做账到了2005年2月末,您进行第二次备份,文件名依旧是“笔杆子公司2005年数据备份.AIB”,这是,该文件中存放的就是2005年1月和2月两个月的数据,而非单单2月份的数据。这样,就保证了当前的账套备份文件中保存的是从当前会计1年度开始到当日备份时为止的所有最新数据。如此,除非您计划将每个月份[会计期间]的数据分别存放在不同的文件中,否则,您就可以使用同一个文件进行反复的备份了。另外需要注意的一点是:金蝶软件为了避免数据太大而造成的网络传输速度减慢及出现异常中断等问题,特将每个会计年度的数据单独存放在一个文件中,所以,您的备份文件中存放的也只能是从当前年度开始到目前为止的数据。比如,您采用的是自然月份,从2004年1月份开始做账,目前已经到了2005年2月份,则当前备份中的数据只是从2005年1月份开始的数据,而不包括2004年度的数据。

    2、多久备份一次比较好
        有很多使用金蝶软件的朋友问我们:多久备份一次比较好?鉴于前面提到的备份原理,我们的建议是:根据您的数据量,假设一下,如果本次未备份却恰好发生异常情况,如突然断电等,则从上次备份到目前为止损失的录入数据会有多少?一般情况下,在您有新数据录入且将要退出金蝶前,最好备份一次,或者每天下班前备份一次,如果每天需要录入的数据有很多,则建议每隔2个小时备份一次。毕竟,财务数据非同寻常,一旦丢失,则可能造成巨大损失,即便重新录入,则所需时间也远远大于备份时间,因此,请各位正在使用金蝶软件做账的朋友勤做备份。

    3、硬盘备份的路径选择
        备份文件最好不要放在系统盘上,因为系统盘容易损坏,一旦损坏,则经常需要重新安装,如果您的备份文件放在系统区,就不得不跟着接受被删除的命运,所以,强烈建议在备份账套进行路径选择的时候,选择非系统区,而且最好:
            a、不要保存在金蝶软件安装目录下,因为软件可能随时需要重新安装;
            b、不要和*.AIS账套存放在同一路径下,容易被误删。

    4、备份介质的选择建议
        选择备份介质时,最好遵循如下原则:
            a、不要备份在软盘上,如今的软盘质量奇差,稍有磕碰,就会损坏且一般不可修复;
            b、最好花上三、二百块钱买一个刻录机,每过一个月就把账套刻到光盘上。

    5、备份文件的类型
        金蝶软件的备份文件有两种类型,从扩展名上区分,一为AIB,为平时备份文件的扩展名;一为A+年份后2位数字,只用于年结时的备份文件,比如您有一个名为“笔杆子公司.ais”的账套,从2005年1月份开始作账,则截止12月底,期间所做的所有备份文件都是“笔杆子公司.AIB”,但在年结时,为了避免人为备份文件的丢失,金蝶软件会自动再为您做一个备份,这个机制的备份文件名就为“笔杆子公司.A05”。
        需要注意的是:扩展名为AIB的文件是不能直接打开的,必须通过“账套恢复”操作将AIB文件恢复为AIS,然后再打开这个扩展名为AIS的文件,而扩展名为A+年份后2位数字的文件则可以直接打开。

    6、如何利用年结备份修改往年数据
        由于考虑到数据量过大会给数据查询、网络数据传输带来麻烦,再加上金蝶部门级软件所采用的小型数据库Access本身所具有的特点,金蝶数据采用每个会计年度的数据独立划分的模式,也就是说,如果您采用的是自然月份,2004年1月份开始作账,则2005年的数据和2004年的数据不在同一个文件中,这样一来,您就无法通过反结帐的方式从2005年1月回到2004年12月,去修改2004年12月的数据,而只能采用打开2004年12月份时的备份账套,修改后重新年结,并将之前由错误数据年结过来的2005年账套中的凭证、固定资产等数据通过“引入”的方式引过来。

    7、如何打开备份文件
        金蝶备份文件有两种,一种是平时备份,扩展名为AIB,如“笔杆子.AIB”,一种为年结时的系统自动备份,扩展名为A+年份后2位数字,如“笔杆子.A04”、“笔杆子.A05”等。AIB文件必须通过“恢复备份”命令恢复为AIS文件才能打开,而A+年份后2位数字的备份文字则可以直接打开。但有一点需要注意:AIS文件可以追加、修改数据,而A+年份后2位数字的备份文件只能查看不能修改,如果要修改这种类型的文件,可以在文件管理器中直接将A+年份后2位数字的扩展名改为AIS,如将“笔杆子.A05”改为“笔杆子.AIS”即可。

    8、备份文件恢复不了应该如何处理
        备份文件无法恢复,并不意味着完全无法修复,请立刻联系笔杆子公司,无论是硬盘备份还是软盘分盘备份,有部分情况尚可修复,具体哪种情况需开发部有关技术人员裁定。

    9、年结原理
        年结和月结是一样的操作方法方式,处理完上年第12期数据后,点"期末结帐"并根据提示操作即可,系统会自动把上年第12期的期末数结转到下年的年初,财务就可以接着输入下年第一期的凭证资料了。

    10、如何打开上年数据
        有两种方法可以解决,为了避免复杂化,这里仅详细描述其中一种方法,如果您希望了解另一种方法,可即来电咨询笔杆子公司技术支持部:26633846  26955801。
        以打开深圳市笔杆子科技开发有限公司2005年帐套为例,打开流程如下:
            第一步:进入金蝶软件登录界面
            第二步:用鼠标点一下登录界面“帐套名称”后面的书形按钮出现选择账套界面。假设您的帐套文件存放在E盘的“财务数据”文件夹下,则在“查找范围”中打开该文件夹,同时,在文件名输入框中输入 “*.A05”并敲回车,则“财务数据”文件夹下将出现“深圳市笔杆子科技开发有限公司.A05”的文件,选中该文件,并点“打开”按钮。
            第三步:点“打开”按钮后,系统将回到登录界面,“帐套名称”处将出现“深圳市笔杆子科技开发有限公司.A05”,选择用户名并输入密码后,点“确定”。
            第四步:确定进入后,您将进入正常的会计之家主界面,如此,您就可以对该帐套进行查询操作了。

    11、如果我希望修改往年如05年的帐套,可以直接修改A05文件吗?
        不可以,A05备份文件只允许查看,不允许修改,如果您希望修改05年数据,则需要更改扩展名A05为AIS,如将“深圳市笔杆子科技开发有限公司.A05”更改为“深圳市笔杆子科技开发有限公司.AIS”,更改方法为:进入“我的电脑”或“资源管理器”,打开E盘下的“财务数据”文件夹,对准“深圳市笔杆子科技开发有限公司.A05”文件点鼠标右键,选择“重命名”后,将A05改为AIS即可,然后,您就可以象平时打开帐套那样打开“深圳市笔杆子科技开发有限公司.AIS”进行查看或修改操作了。

    12、如果我不知道该A05文件在哪个地方,怎么办?
        以WINDOWS2000为例,点电脑左下角的“开始”按纽,再依次选择“搜索”--“文件或文件夹”,则系统显示搜索文件界面,在“要搜索的文件或文件夹”下输入“*.A05”并回车,系统将自动搜索并显示如下图右侧所示的名称及所在文件夹,如此,您就知道该文件所在的路径了。
        特别提示:在对往年备份帐套进行任何操作时,都务必做二次备份处理,比如您欲修改A05文件时,可先将该文件复制一份并重命名,以防止误操作而导致不必要的损失。

    13、已经启用账套并在当前年度录入了几个月数据的情况下,如何修改初始化数据?
        已经录入了几个月的凭证,忽然发现初始化数据录入错误,如何修改呢?金蝶软件没有反初始化功能,要想修改初始化数据,首先要让账套处在初始化状态下,否则,是修改不了的,如何回到初始化状态修改数据并且能把已经输入的几个月的凭证导过来呢?有如下几种方法供选择:

    14、恢复初始化备份
        找到启用初始化时的备份文件,如笔杆子.AIB,如果找不到,可以通过文件搜索的方式查找“*.AIB”文件,然后逐个恢复过来寻找。建议做恢复操作时,把恢复过来的AIS文件放在一个新建的文件夹下,以免误删数据等。找到初始化结束时的备份[即恢复过来后是处在初始化状态的]后,恢复过来,注意恢复成一个新的文件,文件名要和原来的不一样,以免覆盖老的数据。修改初始化数据,然后启用。启用之后,再通过“文件”菜单上的“引入凭证”操作从老账套中把已经录入的几个月凭证引过来并从新逐期过帐结帐即可。

    15、新建账套,从老账套中引入初始化数据
        如果找不到初始化备份,还有一种方法:首先把老账套反结帐到第一期,比如您是5月份开始做账的,就反结帐到第5期。关闭老账套,新建一个账套,注意文件名要和老账套不一样,参数和当初新建账套时一样,不要启用,令其处于初始化状态。然后打开“文件”菜单,选择“引入初始化数据”,在出现的窗口中,找到老账套并确定后,系统会把老账套当前期间[也就是反结帐后所处在的那个期间]的期初数据引入到老新账套中,因为老账套已经反结帐到了刚启用时的状态,所以,其期初数据也就是初始化时的数据。引入结束时,系统会有提示,确定即可。这个时候,您再修改初始化数据并平衡启用后,再从老账套中把凭证引过来并逐期过帐结帐即可[具体见第一种方法的介绍]。

    16、联系笔杆子技术部,从数据库中修改
        如果要修改的科目很少,则最简单快捷的方法就是联系笔杆子公司技术部,让技术人员在数据库中修改,可能只要几分钟就搞定了。

    17、已经做了好几年的账才发现初始化数据错误了,怎么办?
        如果是不涉及报表的话,您要修改初始化数据且修改的比较少,最好是联系笔杆子公司技术部,让技术人员在数据库中操作,这样比较简单快捷,且避免引发错误。如果是修改的比较多,则最好从当前期间开始重新建账。当然,初始化数据不必重新录入,模仿上面问题13介绍的第2种方法即可。


四、用户及授权

    1、审核凭证时却查询不到凭证或只能查询到自己制作的凭证
        会计制度规定,审核人与制单人不能是同一个人。假设张三做了一些凭证,则制单人为张三,换李四来审核证时,在凭证查询窗口中过滤不出张三制作的凭证。
        这个问题几乎每个新手都会犯,原因是权限没有授正确。解决方法如下:以系统管理员[默认为manager]身份打开当前账套,点击“会计之家”主窗口的“工具”菜单,选择“用户管理”,在该窗口中用鼠标选中李四,然后再点窗口右下角的“授权”按纽进入“权限管理”主窗口。右上有一行“授权范围”:所有用户 本组用户 当前用户。系统默认是当前用户。如果您之前已经授权李四可以查询及审核凭证,则结合系统默认的“当前用户”权限范围,就意味着李四只能查询自己制作的凭证。但事实上,李四是要查询并审核张三制作的凭证,所以,您就必须把权限范围更改为如“所有用户”,这样,李四就可以查询到张三制作的凭证了,否则,就如同大多数新手一样,进入凭证查询窗口,却没有看到一张凭证或只能看到自己制作的凭证。

    2、登录金蝶软件,打开某个账套时,系统提示密码不符。如何解决?
        除非您确实输错了登录密码,否则,密码不符的现象仅常见于金蝶老版本软件,如金蝶2000系列等。金蝶的老版本软件在打开某个账套时,有两个文件要同时验证登录人的身份,一个是账套文件,一个是存放在金蝶安装目录下的system.mda文件。尤其是system.mda文件,如果您重装了金蝶软件,导致老的system.mda文件被新的覆盖,则其中的用户权限及登录信息就会丢失,从而造成系统提示密码不符的情况。当然,如果您本来就没有设置密码,也就不会有此提示了。所以,对仍在使用金蝶老版本也就是非KIS系列的用户而言,如果因为某种原因要重装软件,则务必把该system.mda文件备份,等重新安装了软件后,再把该文件复制到金蝶安装目录下,覆盖新的system.mda文件即可。
        有的朋友可能确实是忘记了登录密码,如果是这样,需要到数据库中做一些处理,这需要专业技术人员才能操作,建议您联系笔杆子公司技术支持部。

    3、如何设置用户密码?
        以系统管理员身份增加新的用户后,就可以进行密码设置了。进行密码设置的关键注意事项是:要修改A用户的密码,就必须以A用户的身份登录账套,然后点会计之家主窗口中的“工具”菜单里的“修改密码”子菜单对A用户本人进行登录密码的修改。如果您是以Manager的身份登录到账套里的,则执行修改密码操作时,修改的就只是Manager本人的密码,不能说以Manager身份登录后去修改别人的密码。Manager只能创建用户,而不能去设置用户密码,用户密码必须由本人来设置。此外,新建用户时要求输入的“安全码”不是密码,这一点要尤其注意。


五、初始化

    1、如果是从年中启用账套,是否需要录入累计借方发生和累计贷方发生数?
        从年中启用账套,建议录入从当前年度的年初开始到启用期间为止的累计借贷方发生。否则,在以后查询报表时,就无法从该账套中得到这段时间内的发生数。当然,如果您实在不想录入也可以,只要能让试算平衡表平衡即可。但启用后,相关报表中涉及到从年初到启用期间这段时间内的科目数据就只有手工在报表中填写了。
 
    2、年中启用的账套,为何启用后损益表中没有本年累计数或只有当期的发生数?
        原因在于年中启用的账套除了要录入损益类科目的借方发生和贷方发生外,还有一列“损益类科目本年实际发生额”也必须录入,很多朋友忘记了录入这一列的数据,就会出现如上所说的状况,因为系统默认的损益表中的数据就是通过这一列获取的。

    3、为何每次打开初始化录入窗口时,都提示一系列的操作,导致进入速度很慢?
        金蝶软件每次打开初始化数据录入窗口时,都要检查是否有更改基础资料如科目币别核算项目等的情况,如果发现本次打开时与上次打开时有基础资料的变化,软件就会重新计算或拆分基础资料,就会出现一系列操作的提示,如果发现本次打开时与上次打开时相比没有基础资料的变化,则软件就会直接进入。所以,最好把所有基础资料录入完毕后再进入初始化录入窗口,而不要过于频繁地调整基础资料。


六、系统参数

    1、核算项目如何应用?
        核算项目是金蝶软件一个独特的新功能,它将极大地提高软件的应用性和作账的效率。要清楚核算项目的作用,首先要了解手工帐或常规电脑账在定义往来客户时的缺陷。
        在做手工账时,牵扯到应收、应付、预收、预付的科目,设置下属往来单位时,通常用明细科目的方式来表示。如应收科目为1113,则用 111301表示笔杆子公司等。但这样做缺点是:
            1)因为科目级次的原因而导致增加的明细科目有限。比如上面的应收账款科目的例子,由于二级科目为2位,则最多只能增加99个往来单位。1即便您定义二级为3位,也只能增加999个往来单位,总之,一旦事先定义好科目级次,则往来单位的数量就会受到限制,因为科目级次是不能随便更改的。而通过核算项目则往来单位可随意增加修改。
            2)重复定义。比如同一个往来单位如笔杆子公司,既可能是您的客户,也可能是您的供应商,甚至可能两者都是,如此,按手工账的做法,您就需要同时在应收、应付,甚至预收、预付科目同时增加笔杆子公司作为下级科目。这样,其实是在重复定义,从而影响了系统的运行效率。而通过核算项目,则只需要定义一次,所有科目都可调用。
            3)打开初始化数据录入窗口速度慢。如果您有几百家客户,甚至您还需要在几个往来科目中重复定义其中的部分往来单位,那么您在打开软件进行初始化数据录入时速度就会比较慢。而使用核算项目的话,速度将得到极大提高。
            4)查看报表受限。如果您是通过增加明细科目的方式来表示往来单位的,那么您就不可能在同一张表上同时体现贵公司与笔杆子公司这个往来单位的所有往来业务情况。因为111301—应收账款[笔杆子公司]科目与213101—应付账款[笔杆子公司]科目是没有任何关联关系的。而通过核算项目,则科目实现这个需求。因为四个往来科目是共用这些往来单位代码的。
        通过以上说明,您或许已经清楚了通过传统明细科目表示往来单位有很多局限性,但可能仍然不了解核算项目究竟是怎么应用的。
        核算项目其实也就是一个明细科目的集合,您把所有的往来单位[无论是客户还是供应商统称为往来单位]全部定义在一起,统一起个名字叫“往来单位核算项目”,然后,再设置以上四个涉及到往来单位的科目都与这个往来单位核算项目挂钩就可以了。打个比方,就象一家人吃饭,共用一个锅,谁吃谁去这个锅里盛就是了。
        在输入凭证的时候,如果您选择输入了1131应收账款,则系统会自动跳转到往来单位核算项目窗口让您选择,如果您选择输入了2131应付账款,系统同样会自动跳转到往来单位核算项目窗口让您选择,它们共用一个往来单位核算项目选择窗口和往来单位代码。
        注意:核算项目与明细科目不能在一个科目里重复使用。比如应收账款科目,要么下挂核算项目,要么使用明细科目表示往来单位,不能同时下挂核算项目和增加明细科目。

    2、几个重要的账套参数设置
        首先要说明的是:系统参数大部分是可以随时调整的,比如您这次选择了过帐前要审核,下次就可以选择过帐前不需要审核。
            1)凭证录入时自动填补断号
                金蝶软件在执行删除凭证操作时,有如此检测:如果所删凭证的凭证号是某凭证字的当期最大凭证号,则第一次执行删除操作时该凭证就自动完全消失,但如果不是最大凭证号,则为了避免出现断号,第一次删除时,为了避免该凭证字出现中间断号情况,以使凭证号保持连续性,只是凭证记录前打上删除标记[一个叉号],并没有从凭证续时薄中消失,但账薄中将不再体现该凭证数据。如果对该已经打上删除标记的凭证再执行一次删除操作,则该凭证就彻底被删除掉了,这样一来,该凭证字的凭证就会出现断号现象。
                如果某些处于中间号的凭证必须删除但又不希望看到断号,则在系统维护---账套选项---凭证---凭证录入时自动填补断号这个选项前打上对勾就可以了。以后再录入凭证的时候,系统会自动检查并将新的凭证号定义为缺失的凭证号。
            2)凭证过帐前必须经过审核
                您可能经常碰到这种情况:过帐时,软件提示“凭证没有审核不能过帐”。一般情况下,录入的凭证是需要审核的,但您也可以选择不审核而直接过帐。
                会计制度规定,制单人与审核人不能是同一个人,如果您需要对凭证进行审核的话,就必须更换一个操作员。由于有些企业只有一名会计,自己审核自己制作的凭证就没有多少必要了,这时,您就可以到系统维护---账套选项---凭证中,将“凭证过帐前必须经过审核”前的对勾取消,以后再过帐时,系统就不会提示凭证需要审核了。如果您在某一时间又希望凭证能够得到审核,再把该对勾打上即可。
            3)出纳模块选择自动从财务凭证中引入现金日记账和银行日记账记录
                出纳模块的作用主要有两个。一个是出纳和财务进行月末对账,一个是出纳和银行进行月末对账。如果企业只有一个财务人员,而她必须同时操作财务和出纳模块的话,第一个作用就没有多大意义。剩下的就主要是出纳和银行之间的对账功能了。
                通常,在出纳模块里需要输入的现金日记账和银行日记账记录可能已经在财务模块里输入了,为了节省输入时间,这个时候,您可能希望把财务模块里已经输入的现金日记账和银行日记账记录直接引入到出纳模块里,自己只输入银行对账单,月末时和银行日记帐进行勾对就可以了。如何实现从财务模块里把已经输入的现金日记账和银行日记账记录直接引入到出纳模块里呢?
                首先,您要进入系统维护---账套选项---高级---出纳窗口中,把该窗口出现的涉及引入的选项全部打上对勾,然后您再进入现金日记账或银行日记账录入窗口,点“文件”菜单,这时,您将看到相应的“从凭证引入现金日记帐”或“从凭证引入银行日记帐”子菜单,通过这两个子菜单,您就可以实现您的如上需求了。


七、凭证

    1、凭证录入时的一些快捷方式
        获取键[包括获取摘要、科目、核算项目、币别等]:F7。
        录入负数:先录正数,再输“-”号。
        从计算器回填数据:先按F11调用计算器,计算完毕后,按空格键隐藏计算器,最后再按Shift + F12回填数据。
        复制上条分录摘要:将鼠标停留在第二条分录的摘要栏,快速敲击两次“.”号[不是句号]。
        数据借贷方调整:如果您需要在借方输入数据却误输到贷方,通过敲空格键可调整借贷方向。
        自动平衡:在其它分录全部录入,只余最后一条分录时,可通过Ctrl + F7自动平衡回填数据。
        删除数据:将鼠标停留在需要删除的借方或贷方,按Delete键即可将数据清为0。

    2、凭证字只需要“记”字,该如何设置?
        目前新的会计制度下,很多单位只有一个“记”字凭证字。而系统默认的有收、付、转等。对于这个问题,只需到系统维护---凭证字中,将默认凭证字全部删除,然后增加“记”字即可。

    3、反过帐快捷键为何无反应?
        反过帐的快捷方式是在会计之家主窗口[刚刚打开账套的窗口]按Ctrl + F11。但很多客户按此方式操作却没有出现反过帐提示界面。据目前所知的原因,主要是与金山词霸或金山毒霸等有冲突。因此,在执行反过帐操作时,需要先把金山词霸或金山毒霸关闭掉,等待完成反过帐操作后,再打开金山词霸或金山毒霸。
 
    4、制单人可以更改吗?
        制单人来源于登录软件的用户名,也就是说,您以谁的身份登录金蝶软件并打开账套,则制作凭证时,其下的制单人一栏就显示谁的名字。所以,一旦凭证制作完毕,制单人是不能修改的。因此,如果您希望原凭证的制单人张三改为李四,除非您将已经制作的凭证全部删除掉,然后换李四的名字登录软件打开账套并重新录入凭证,这时,制单人才能显示为李四。
        如果您有很多凭证需要更改制单人,为节省工作量,您可以联系笔杆子公司技术部,由专业技术代表在数据库中更改,无论多少凭证,只需几秒即可更改完毕。

    5、如何进行凭证反审核?
        将审核操作重复一次就是反审核。

    6、过帐提示:本期没有要过帐的凭证[牵扯到当前会计期间的概念]
        这个问题也经常有客户咨询,在解释之前需要先了解一个概念:当前期间。
        所谓当前期间就是账套目前所处的会计期间,如何知道当前在哪一期呢?最简便的办法是看金蝶会计之家主窗口右下角的显示:某年某期,如2006年11期等。这个11期就是您正在操作的账套的当前会计期间了。
        软件在执行过帐操作时,只过当前期间的凭证,假如您所在的当前会计期间为11期,则执行过帐时,软件只检查有没有11期的凭证,如果有则过帐,如果无则提示:本期没有要过帐的凭证。
        因此,如果出现了如上提示,则需要检查您希望过帐的凭证的录入日期是否第11期。很多客户因为忘记了结帐,当前期间仍在11期,但却输入了很多12期的凭证,结果导致过帐时出现了如上提示,这个时候,您需要做的就是首先结帐,让当前会计期间由11期变更为12期,如此,您就可以将12期的凭证登记入账了。

    7、可以录入以后期间的凭证吗?
        结合上面提到的第6个问题的解释,金蝶软件允许您提前录入当前期间及以后期间的凭证,甚至以后年度的凭证,因为软件在过帐时是不会理会这些非当前期间凭证的,它们只是静静地等待着当前期间的到来。但要注意,不能录入当前期间以前的凭证,试想,上一期已经过帐结帐出报表了,录入又有何意义呢?

    8、如何录入以前期间的凭证?
        如果您发现上期有张凭证丢失或需要修改,怎么办?
        参照以上对问题7的解释,在当前期间是不能录入以前期间的凭证的。怎么办?反结帐到上一期。执行Ctrl + F12反结帐操作到上一期,然后反过帐,录入或修改后再重新过帐结帐即可。

    9、查询凭证时,发现凭证的借贷方都四舍五入了?
        如果出现了这种情况,绝大多数情况下,是因为您在币别窗口中选择了“记账时本位币的金额为整数(小数位四舍五入)”这个选项。

    10、自动转帐凭证的制作思路
        自动转帐凭证主要用于每期都要输入,且凭证模式一样、数据来源有规律可循的凭证,如成本转费用或费用分摊等。制作方式同手工录入凭证,有摘要、借贷方和科目等,唯一不同的地方是:手工凭证的数据是录入的固定数值,而自动转帐凭证的数据则可以通过公式或某个数据的百分比等设定。

    11、某个科目我不想用了,所有涉及该科目的凭证也已经全部删除,为何让不能删除该科目呢?
        原因是:只要曾经使用过该科目并且过了账,则后台数据库中就会有该科目的余额记录,尽管余额已经为0,但系统仍不允许删除。在这种情况下,可以尝试反结帐到使用该科目的前一期以便把余额记录删除,然后再删除科目。如果仍删除不了,只有求助于笔杆子技术部了。

    12、引入凭证失败的原因主要有哪些?
        如果要从别的账套里引入凭证,首先必须保证两个账套的基础资料完全一致,如科目、核算项目、凭证字等。如果您引入的一笔凭证中有关于100201科目的分录,但新账套中却无此科目,那自然无法正确引入。


八、账薄

    1、反过帐、反结帐及反扎账的快捷方式?
        目前,金蝶KIS标准版和迷你版的反过帐、反结帐和反扎账操作都是隐藏的,并没有在软件界面上显示,其快睫方式为:
            反过帐:Ctrl + F11
            反结帐:Ctrl + F12
            反扎帐:Ctrl + F9
        以上三种快睫操作都是在刚刚打开帐套时的会计之家主窗口执行的。

    2、每期需要过几次账?
        首先,金蝶软件可以重复过帐,而非很多使用者所想象的那样:每期只能在月末过一次账。您甚至可以每做一张凭证就过一次账。另外,每期至少过两次账,一次是日常业务凭证的过帐,另一次是结转损益所产生的凭证的入帐,因为结转损益也就是把损益类科目的余额结转到利润科目里,要产生损益类科目的余额,就必须首先过帐,过完账后,再结转损益,则系统又会自动产生一张结转损益的凭证,这样,您就需要为这这张凭证再单独过一次账。

    3、金蝶软件在查账时有哪些特色功能?
        金蝶KIS软件可以关联查询。比如您打开总帐后,双击某科目“本期发生”栏,则软件自动跳转到明细帐,再双击某明细记录,则自动跳转到相应的凭证界面。


九、报表

    1、金蝶软件自定义报表与手工制作EXCEL报表有何区别?
        首先,金蝶自定义报表的制作方式同手工制作EXCEL报表。您打开金蝶自定义报表窗口,会发现其界面与EXCEL类同。您可以在金蝶自定义报表中象在EXECL表中一样制作一个报表,包括首行首列的文字说明等。
        其次,EXCEL报表中的数据是您手工填写的,而金蝶自定义报表是通过定义取数公式的方式从帐薄中自动获取的。
        最后,通过EXCEL制作报表时,每期或者说每个月都要填写数据,而通过金蝶软件制作报表时,只需要定义一次公式,以后每期乃至每年的数据都会自动产生。
        由此可见,使用金蝶软件出报表,效率是很高的,更何况,还有一些国家规定的常用报表如资产负债表、损益表等金蝶已经为您定义好了,您需要做的只是将报表打印出来即可。

    2、自定义报表中为何没有本月数?
        如第1个问题所述,自定义报表中的数据来源于账薄,所以,如果账薄中没有数据,则自定义报表也就相应的没有数。账薄中的数从哪里来,通过凭证过帐产生。
        所以,如果自定义报表中没有本月数,那您就要检查本期是否有凭证?凭证是否过帐了?另外。很多朋友以为要结帐才能产生报表,殊不知,报表是一旦过帐就可以产生的,如果您在结帐后才去查看报表,则系统默认显示的是当前期间的报表,也就是结帐后所处期间的报表,那自然是没有数据了。比如,您要查看第10期的报表,则只要在第10期过了账就可以查看了,如果您结帐后才去查看,则系统默认显示当前期间[第11期]的报表,由于您第11期还没有录入数据,自然就没有本期的报表了。

    3、损益类报表中为何没有本月数?
        损益类报表是些比较特殊的表,特殊在所涉及的科目都是损益类科目。如果损益表中没有本月数,除了从如上第2个问题所描述的原因中寻找外,还有其特殊性。

    4、如何在报表的表头显示账套当前日期而非系统日期?
        如果您希望在某报表的的表头显示相对应的年度和期间,则只需要在打开的报表中,点“属性”菜单,再选择“报表属性”子菜单,然后选择“页眉页脚”,再选中“编制单位:”行并点“编辑页眉页脚”即可进入对应窗口,在这里,您只需要在公司名称后输入:
            & [会计年度]年& [报表期间]月& [最大日期]日
        如果您只希望出现某年某期,可将如上函数更改为:
            & [会计年度]年& [报表期间]期

    5、报表丢失损坏或错误怎么办?
        如果您发现资产负债表或其他自定义报表丢失或者格式混乱或公式错误,可考虑从别的正常账套中引入一个正确的报表并将当前账套的错误报表覆盖。具体方法是:首先打开之前报表正常时的备份或者新建一个与本公司一样性质的新账套并启用,然后进入正常账套中打开对应的自定义报表如资产负债表等,点“文件”菜单,执行“另存为独立报表文件”并输入一个名字如001.KDS保存在一个位置如桌面等。接着,打开错误账套,点“自定义报表”—“新建”,新建一个空白的自定义报表,同样打开“文件”菜单,执行“打开独立报表文件”,系统提示“报表‘未命名’已经过修改,是否保存未修改的报表”,点否,接着将刚才保存的那个独立报表文件001.KDS打开,然后点保存,系统会提示一个报表名称如资产负债表等,确定即可。退出自定义报表窗口,再打开自定义报表,选择刚才生成的新报表如资产负债表等,然后点左下角的“设为资产负债表”,系统会将这个新报表覆盖原报表,以后,要打开如资产负债表就不用再进入自定义报表中,而是直接主界面的“资产负债表”即可。

    6、初始化时,有些数据忘记录入,如累计发生等,在查看自定义报表时没有这些数,怎么办?
        遇到这种情况,可以通过手工填写固定数据代替取数公式,直接在金蝶自定义报表中填写或把报表引出为EXCEL格式再手工填写都可以。比如资产负债表的年初数没有产生,就可以打开资产负债表后把年初数两列手工填上数据如2000等。

    7、为何修改了公式或手工填写了数据却没有反映或者说仍是修改以前的状态?
        金蝶自定义报表的操作与EXCEL是类似的,如果要修改某个单元格的公式或数据,需要在报表上方的编辑框中修改后点前面的对勾以确认,否则,系统不予保存。

    8、要结帐才能产生报表吗?
        不是的。因为自定义报表中的数据都是通过取数公式从账上取数的,因此,只要产生了账薄,就自然可以产生报表了,而无须结帐后再查看报表。很多朋友以为要结帐才能产生报表,殊不知,如果您在结帐后才去查看报表,则系统默认显示的是当前期间的报表,也就是结帐后所处期间的报表,那自然是没有数据了。比如,您要查看第10期的报表,则只要在第10期过了账就可以查看了,如果您结帐后才去查看,则系统默认显示当前期间[第11期]的报表,由于您第11期还没有录入数据,自然就没有本期的报表了。

    9、如何查看往期甚至往年的报表?
        查看往期或往年报表有两种方式,一种是打开相应报表后,通过选择菜单中的“会计期间”来显示,另一种是反结帐到相应期间,然后直接打开报表。


十、固定资产

    1、迷你版如何处理固定资产?
        迷你版因为没有固定资产模块,处理固定资产时只能把固定资产与累计折旧科目作为普通科目来处理,可以直接在固定资产科目下增加明细科目表示具体的固定资产,如17101—电脑等,也可以相应的在累计折旧科目下增加对应的科目表示某固定资产的折旧,如17501—电脑等,具体到新增固定资产或计提固定资产折旧,就只有手工录入凭证了。

    2、标准版中如何体现不同类型的固定资产?
        在标准版中,固定资产和累计折旧科目都是特殊科目,不允许增加明细科目,因此,要体现不同类型的固定资产,只有通过固定资产卡片中的

    3、固定资产模块有哪些特点?
        一是新增或变动固定资产时,自动生成凭证,二是自动计提折旧,只须点击“计提折旧”按钮,系统就会根据每张卡片的折旧方法自动计算折旧并生成一张关于折旧与费用的汇总凭证。

    4、新增固定资产如何能在当月计提折旧?
        默认情况下,当期新增的固定资产当期是不计提折旧的,要到下期才会计提,如果希望当期计提,则须在固定资产卡片中选择“入帐前已开始使用”。


十一、工资

    1、进入工资数据录入窗口,怎么看不到职员?
        要录入工资数据,必须首先在“维护”—“核算项目”—“职员”中把本公司的所有职员录入进去,而且,职员类别不能选择默认的“不参与工资核算”,否则,在工资数据录入窗口就看不到具体记录了。

    2、我们是银行代发工资,如何把金蝶中录入的工资数据传给银行?
        金蝶软件的工资模块中,有银行代发工资的报表,可以根据银行的要求设定相应格式并把数据引出来生成一个文件,您只要把这个文件传给银行就可以了。


十二、往来管理

    1、为何往来管理模块不能使用?点往来核销时提示:没有设置往来业务核算?
        要使用往来管理模块,必须到会计科目表中,打开某下设往来的科目如应收应付等,将其属性界面中的“往来业务核算”前打上对勾。

    2、科目属性界面的“往来业务核算”是否打对勾有何要求和区别?
        是否能够使用往来管理模块的关键不是某科目如应收账款等是否下挂往来单位,而是该科目是否将“往来业务核算”打上对勾。如果只下挂往来单位,而没有在“往来业务核算”前面打上对勾,除了不能使用往来管理模块外,在以后输入凭证的时候,系统只要求输入往来单位代码,而如果打了对勾,则不仅要求输入往来单位代码,还要输入该笔往来业务的编号,以区别其它业务。可见,打对勾的好处一方面是可以使用往来管理,另一方面是便于管理往来单位的具体欠收情况,比如某单位截止目前共欠款三笔,合计10000元,某日,该单位归还了其中的一笔计3000元,如果您没有打对勾,也就是之前没有通过业务编号区别这三笔业务,系统只显示一个汇总数10000,没有分成三笔,那您就没有办法对这3000元进行管理,因为您不知道这是哪一笔。
        综上所述,打不打“往来业务编号”前的对勾,涉及到是否需要使用往来管理模块和是否要区别各个不同的业务。

    3、往来业务编号的制定有何要求和规范?
        这个编号如同往来单位代码、部门代码和职员代码等,不象科目有固定长度格式,它们没有严格的要求,您可以根据自己的习惯编写,比如编制成合同号,或者往来单位的字母简写加上该笔业务的发生日期等。

    4、为何账龄分析表[或不包括已核销资料的往来对账单]中的余额与总帐不符?
        账龄分析表中体现的是未核销业务记录的余额,而总帐体现的是客户所有往来业务的余额,因此,他们之间的差别就在已经核销的业务数据上。如果您在进行往来核销时,执行了不等核销,如将一笔借方100元的记录与一笔贷方70元的记录进行了核销,就会造成账龄分析表[或不包括已核销资料的往来对账单]中的余额与总帐不符的情况。


十三、出纳

    1、出纳模块必须使用吗?
        同固定资产、工资、往来等一样,根据公司需要,可以选择使用或不使用。

    2、出纳模块有哪些主要功能?
        一个是企业间核对,即出纳数据与财务数据的对账,如现金日记帐与银行存款日记帐。二是企业与银行的核对,即银行日记帐与银行对账单的核对。

    3、出纳和财务的关系是怎样的?
        按规定,出纳必须是独立的,但如果公司只有一个财务人员又希望能启用出纳,那就无须严格区分了。事实上,出纳要记录现金日记帐、银行存款日记帐与银行对账单,财务只须记录现金日记帐与银行存款日记帐,所以,从这里可以看出财务和出纳在记录现金日记帐、银行存款日记帐方面实际上重复的。

    4、企业只有一个财务人员,如何快捷使用出纳模块?
        不可以,但在金蝶软件中可以反过来操作,即从财务模块把现金日记帐、银行存款日记帐的记录引过来,这样,出纳模块就主要起一个“企业与银行”对账的功能了,企业出纳与企业财务之间的核对就无法体现,这种情况一般出现在只有一个财务人员的企业里。

    5、已经录入了具体的日记帐记录,想要修改出纳的初始数据,怎么办?
        出纳模块不象财务,要执行启用账套的操作,才说明结束了初始化,其结束初始化的标志是输入了日记帐数据。所以,一旦输入了日记帐记录,则出纳模块就默认启用了,不能再修改初始化数据。要想修改,就只有把已经录入的所有日记帐记录全部删除。当然,如果已经录入的数据比较多,也可联系笔杆子技术部,由技术人员帮您处理。

    6、结帐时,系统提示“出纳未扎账,是否继续?”,这是怎么回事?如何取消这个提示?
        这是因为您没有启用出纳所致,当然,同提示未计提折旧一样,这只是系统结帐时的提示而已,并不影响结帐,您只要选择继续即可。如果想要取消这个选择,尤其在年结时如果不扎账就不允许年结,您可以打开“系统维护”—“账套选项”—“税务、银行”标签,将“是否进行银行对账”调整为“否”即可。


十四、现金流量表

    1、KIS软件能否制作现金流量表?在哪里制作?
        目前的KIS系列软件中都可以制作现金流量表,包括KIS迷你版。功能菜单的位置在会计之家主窗口中的“工具”菜单里,而非很多人习惯进入的自定义报表中。

    2、现金流量表的制作原理是什么?
        财务账的核心是科目,而现金流量表的核心是“现金流量项目”,如“通过输出劳务产生的收入”等。因此,制作现金流量表的基本原理也就是把牵扯到现金流入流出的科目记录关联到相应的现金流量项目中。

    3、目前的KIS软件,有哪几种制作现金流量表的方法?
        目前的KIS软件中,有两种制作现金流量表的方法:一种是即时指定法,就是在输入现金类凭证时就指定对应的现金流量项目;另一种是月末统一指定法,也叫T型账户法,就是在月末一次性统一指定现金流量项目的方法。因为工作时间安排问题,一般都习惯使用第二种方法,即T型账户法。这也是目前KIS标准版、KIS迷你版所唯一具备的制作现金流量表的方法。

    4、能否大致讲解一下制作现金流量表的流程?
        制作现金流量表的方法,在KIS标准和迷你版中没有相关教材,只有安装软件后,在帮助菜单中,有相关的电子档说明,在这里,我们就简单介绍一下现金流量表的制作过程,具体还是希望能和笔杆子技术部联系或参看电子档。
            第一步:新建方案。就象新建账套一样,因为您可能有很多种或很多个现金流量表要制作。
            第二步:定义现金科目。指定哪些科目是现金科目或现金等价物,因为只有这样,才能把所有涉及到现金科目的数据都引过来进行处理。
            第三步:引入凭证。也就是把刚才定义的那些现金类科目所涉及的凭证根据自己定义的日期范围全部引到T型账户中。
            第四步:定义报表时间。也就是产生的现金流量表的时间,这个和引入凭证的日期是不同的。
            第五步:定义T型账户。这就到了关键一步,打开T型账户,系统已经把所有涉及到现金科目的凭证记录都罗列在这里,您可以通过鼠标双击的方式逐层展开并逐条定义对应的现金流量项目。
            第六步:打开现金流量表。定义了T型账户后,就自动产生了现金流量表。


十五、其它重要学习技巧

    1、错误数据皆可修复原则
        如果只是数据错误,笔杆子公司都可以帮您解决,所以,您永远不用担心错误数据无法恢复到自己希望的状态,但建议规范操作。特别地:如上所述不包括数据损坏这种情况。

    2、遇到问题时,该怎么办?
        遇到问题时,首先检查错误原因,如果半个小时内,自己仍解决不了,请立刻致电笔杆子技术部,我们会根据您所咨询的问题难度,依次采用“电话答复——QQ答复——QQ视频处理——邮件处理——上门处理”这5个步骤来帮您解决。

 

 

 

 


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