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禹衡光学:光电行业的“轻松订单”

 

一张光电编码器的订单被发送到禹衡光学销售部的电子邮箱里。这是一张100套型号编码为LF系列的产品订单,同时,客户根据自己的需要,在禹衡光学的产品配置目录中选择了3米的电缆输出 方式,要求脉冲数为1024,线路板则选择了C05D型号。
 
销售人员在看到订单后,首先确认了其中一种情况没有现成的产品BOM,属于新产品,需要进行客户化配置。于是销售人员进入金蝶K/3系统,直接按照客户的要求对标准BOM进行了个性化配置。完成配置后,销售人员便给这张订单指定一个批号,以便后续跟踪。
 
在下一个环节,生产部门从金蝶K/3系统中接收到这张订单,根据配置好的订单下达生产任务,由系统自动进行分仓领料,通过生产任务可视化排程,查询生产任务单的工期,以及生产能力、准备情况,车间领导可以综合地考虑生产任务的完成情况,以及设备能力,材料需求,产品交货,更好地进行生产安排,保证按时交货,满足客户需求。
 
在生产过程中,销售部门可以通过“销售订单全程跟踪”的功能,随时掌握订单的发货情况、销售开票情况、销售收款情况、订单是否下达了生产任务等多个环节的具体执行情况,对订单的执行情况一目了然,方便及时与客户进行沟通。
 
最终,系统自动根据每一订单的领料情况核算出材料成本,并将相应的人工费、制造费用按工时分配给每一张订单,财务部门可以轻松核算出每张订单的生产成本。在整个过程中,销售、生产、仓库、财务任何一个部门都严格按批次进行物料的管理,保证了订单成本的准确核算。
 
“在应用金蝶系统之前,准确计算出一张订单的成本是非常困难的。” 财务部副部长满畅介绍说。实施金蝶K/3前,禹衡光学一直延用计划成本法,材料的计划成本一般是1年或更长的时间才调整一次,但如今许多原料的市场价格瞬息万变,甚至有的物料一天一个价格,如2006年到现在铜材涨价浮动大,在这种情况下,仍按计划成本法,难免造成成本的严重失真。基于失真的成本信息制定的一系列营销策略必将受到影响。
 
近年来,随着客户需求的不断变化,个性化订单完全取代了原来的标准化订单,几乎每个订单都存在个性化的要求,而交货期很短。“那时我们也研究过,面对大量的个性化订单,希望将成本核算精细至每一张销售订单上,并且也做了一些尝试。” 满畅回忆说。但是她最终发现,这种想法在当时的环境下难以有效执行。为了准确核算成本,销售接单后需要给订单指定一个批号,生产部门必须在生产领料时严格按订单发料,避免串料的现象,而仓库若要保证不发错料,必须及时查阅产品设计图纸,较验车间领料是否符合产品设计要求。在这个过程中,如果销售、生产、仓库、财务任何一个部门一旦出现失误,就会影响订单成本的核算,而复核的工作量也是惊人的。禹衡光学分别给三个车间各配备了一个成本核算员。在当时,加上财务部核算会计,禹衡光学一共有四个成本会计,靠手工进行成本核算,每个月底都要先收集材料票据,然后再完成材料账的核算,仅材料账一个月就有40多本,光是核算材料成本再分配就要用上几天时间,整个成本核算下来,最少也要用一个星期。最后算账的时候更是轰轰烈烈,财务部门所有的会计都参与进来计算,办公室里人人埋头苦干,但结果往往是花费了大量的时间,结果却不尽如人意。禹衡光学现有产品几千种,每一种可能都会产生几十种配置,要想手工核算出几十万,甚至更多种产品的成本,仅靠现有的四个人根本无法实现。“在当时的手工状态下,我们最终被迫放弃了核算订单成本的想法。”
 
2005年,随着财务业务一体化的实施,禹衡光学开始将目光转向了成本精细化,希望借助金蝶K/3系统持续改善成本管理。经过禹衡光学与金蝶双方项目组的共同努力,2006年,禹衡光学成本系统顺利上线,成本核算方案由原来的品种法变为分批法。
 
通过实施订单成本管理,禹衡光学在生产领料时便指定了材料将具体用于哪张订单,月末按每张订单来归集材料费用;制造费用和人工费用则由系统根据工时自动进行分配,最后再借助向导式的成本核算,得出每种产品的成本及每张订单的成本。以前,成本核算的结果只是一个大数,只能反映某一产品某一个系列的成本情况,无法实现每种配置下的成本核算。以每种产品都会用到的脉冲件为例,不同型号的脉冲成本会有很大差异,但在应用金蝶成本管理系统前,是没办法核算出不同脉冲配置下的产品成本,使得不同配置的产品成本相同,但市场销售价格却使用了不同型号的脉冲而高低不同。因此,企业也无法得知哪种配置下的利润更高。现如今,可以精确核算出每种脉冲配置下的成本构成。使得核算订单成本成为一件很轻松的事情,财务部门从而可以将主要精力用于分析每个订单给企业贡献的利润情况。销售部门也可根据准确的成本信息制定合理的销售价格策略,在巩固市场地位的同时,获取更大的利润。
 
同时,通过对相同产品不同订单下的成本高低进行综合分析,对于改进车间的生产管理,减少浪费,提高员工的工作效率和操作技能等都起到了积极的帮助作用。
 
“如今,订单成本的核算简单轻松,一个人就可以独立完成。”满畅笑着说,“三个车间成本核算员也被安排到了新的岗位,合同履约率达到96%。”如今,订单级的成本核算成为部门绩效考核的重要依据,为禹衡光学的企业经营决策提供了更科学、及时、精确的数据。
 
 

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