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金蝶K/3工业供需链系统-系统初始化设置

系统初始化设置是使用K/3工业供需链系统、从而实现企业经营管理信息化的一项十分重要的工作。 它是日常业务处理的前提,是能否通过K/3工业供需链系统正常处理企业生产经营运作、实现企业经营目标、利用资金形式和物流形式对企业生产经营活动进行双轨并行、综合性地管理,最终帮助用户提高企业管理的整体水平的基础。 一言以蔽之,初始化工作是影响整个系统的运作质量和效率的直接因素。为使实施顾问更好地把握初始化工作的开展,我们特地制作了这份方案,希望能给广大同仁的实施工作提供一点帮助。

一、系统初始化需要执行的步骤以及操作程序。

    在使用一个系统之前,首先要对系统的设置有一个整体的把握。 因此,在业务处理的最初步骤,是进行系统的参数设置工作,从而对本系统的功能及工作流程有一个概括的了解,以确保用户的日常工作在金蝶K/3系统中方便、准确、高效地进行。

  第一步:系统维护

    系统维护就是对系统必要的参数、控制进行设置和管理。 可以实现的功能包括:

    第1点 对系统的数据基本处理原则和方法进行初始设置;

    第2点 对业务操作的基本规则进行初始和日常设置;

    第3点 按企业业务规范进行业务流程设计;

    第4点 规定操作人员权限设置;

  第一部分:核算参数设置

    核算参数设置基本处理信息,包括业务系统设定的期间信息、税率、核算方式、库存结余控制、库存更新控制、是否启用集团分销业务等的设置。这些参数涉及系统数据基本处理原则和方法的设定,是保障系统正常运行的基础,一定要认真对待。

  进入工业供需链系统,首要步骤就是设置核算参数。只有在设置完毕后,才能进行其他工作。核算参数的设置前提有两个:

    ①工业供需链系统处于初始化阶段;

    ②工业供需链系统中不存在任何已录入的初始余额和业务单据。

    满足以上两个前提,用户才能进行核算参数的设置或重新设置。设置时一定要慎重,先思考成熟然后开始进行,一旦设定,有些参数不能进行修改,除非通过数据库对t_systemprofile表进行相关字段设定值的改变。

  核算参数设置方法:

    在系统的主界面中,单击左侧〖系统设置〗→〖系统设置〗→〖核算参数设置〗,系统弹出核算参数设置向导界面。 在设置向导的带领下,一步步进行基本信息设置。 每实现完一步,使用鼠标单击【下一步】,根据提示继续完成下一步操作,全部设置完毕,使用鼠标单击【完成】,完成核算参数设置。

  设置内容:

  1、 启用年度和启用期间: 系统默认为系统年度和日期,可以自动更改,选择业务实际的启用年度和期间。

  2、 如果真的设置错误或者工作需要,可以在t_systemprofile表中进行修改StartPeriod、StartYear和CurrentPeriod、CurrentYear,注意限定条件是Fcategory为IC,IC代表物流系统。

  完整语句如下:

  Update t_systemprofile Set StartPeriod=’想改成的期间’ where FcateGory=’IC’ Update t_systemprofile Set StartYear=’想改成的年份’ wh ere FcateGory=’IC’ CurrentPeriod和Currentyear的修改与此相同,不再赘述。

  3、 税率: 系统默认为17%,这个以后也可以修改,修改后系统将按该税率传递到发票等业务单据中。

  4、 核算方式: 有“数量核算”和“数量、金额核算”两种方式,如果选择了“数量核算”,系统以后只核算数量,不核算金额,所以显示的核算金额不会正确;而“数量、金额核算”是对材料的数量和成本都核算。如果该账套是与财务各系统相互联系的,则应选择“数量、金额核算”。

  5、 库存结余控制: 主要是让用户确定是否允许负结存,如果选择不允许负结存,则在库存单据中不允许出现库存即时数量为负数的情况。

    如果选择允许负库存,则系统单据数量和金额允许出负数,但系统控制不允许单价为负的情况。在允许负结存情况下,建议物料的计划方法使用“计划成本法”,这样核算的成本准确性高。建议不要使用【允许负结存】,因为负结存的产生是由于企业管理不规范所致,同时使用负结存会使计算的物料成本有偏差,并且不便于操作。

    但是有时为了处理单据方便,我们需要在数据库中将负结存参数进行一下改变,以保证负结存单据可以审核通过,改变方法也是在t_systemprofile表中,将FKey=''understock''的Fvalue设为1。1代表允许负结存。

  完整语句:

  update t_systemprofile
set FValue=''1'' where FKey=''understock'' and FCategory=''IC''

  6、 库存更新控制:主要是针对库存的即时库存更新的处理,系统有两种选择,如果选择“单据审核后才更新”,则系统将在库存类单据进行业务审核后才将该单据的库存数量计算到即时库存中,并在反审核该库存单据后进行库存调整;如果选择“单据保存后立即更新”,则系统将在库存类单据保存成立后就将该单据的库存数量计算到即时库存中,并在修改、复制、删除、作废、反作废该库存单据时进行库存调整。

    需要注意的是,“库存结余控制”中是否负库存的判断就是根据即时库存所确定的。为了保证数据处理的严肃性,建议采用“单据审核后才更新”。这种情况下,单据录入后,保存是没有问题的,但是如果在审核时出现负结存,则无法审核成功,需要反查单据错误。

  7、 销售模块区分内外销:如果选择销售模块区分内外销,则销售模块将被分为内销和外销两个模块(系统内部的为内销模块,名称实则为salein,外部模块需要自行调出saleout.exe,进行外销处理),并且每个模块都有独立权限管理,以适用于有内外销业务的企业,如果用户在日常业务中存在企业集团内部销售业务,则可以选择,否则,一般还是不选择,直接使用系统内部的销售模块进行处理。在这里需要注意的是,如果不进行内外销区分,在【基础资料】——【客户】属性中的销售方式中要一律选择【内销】。如选为外销则在内部销售系统无法看到这些客户。有时候在用F7查看找不到部分客户,也可以反查一下是否是这个属性设置错误。

    至此,核算参数设置完毕,用户可以在【系统设置】→存货核算模块→【系统设置】中进行内容查询。请注意这里面只有税率可以直接在系统中进行修改。

    第5点 日常业务处理

      K/3系统的特点是初始化设置与日常操作混合,可以在初始设置的同步进行日常单据的操作处理。即在初始化界面中,用户可以在【系统维护】和【资料维护】中进行系统选项、物料、客户等资料的设置;可以进行初始业务数据的录入;同时还可以处理启动期后的日常单据。

      工业供需链对初始化设置与日常业务进行了平行处理,这样就会缓解初始化工作导致的企业初期业务滞后的压力。因为初始化的工作量决定了其处理的时间,而且初始化和日常操作侧重点完全不同,造成企业的初期业务积压过多,从而影响用户的实际日常业务处理,不利于企业管理。

      二者平行处理,还可以及时发现问题、及时解决,给初始化工作带来便利。初始化期间,如果用户对软件不熟悉,无法根据自身的具体情况全面完整地考虑初始化设置,结果在初始化后日常操作时,往往发现这些工作并没有全面考虑企业的具体情况,很多业务和管理需求没有在初始化中设置或设置错误,造成返工,浪费了很多人力、物力。而在初始化设置的同时进行业务处理,就可以及时发现问题、及时解决,客观上促进了初始化工作。

      在初始化时,单据的录入同日常业务处理操作一致,具体请参见本手册第五章的描述。但是,为了初始数据不受干扰,保证顺利地完成初始化设置,还是要注意初始化阶段工作的主次顺序。 因此,需要补充说明两点:

      第一、在初始化中,可以录入业务单据,但不提供审核功能,因此也就不能实现单据关联、核销、账务处理等会影响初始数据正确性的操作。

      第二、涉及库存类单据的更新库存处理,无论用户在〖核算参数设置〗中如何设置“库存更新控制”——“单据审核后才更新”还是“单据保存后立即更新”,系统在初始化阶段都不提供更新库存的处理。

    第6点 启用期前的业务处理

    这部分非常重要,处理不好就会影响后面的业务开展。企业在系统启动日期之前,会有一些业务因为单据不全还没有处理完毕,如采购业务中,当没有收到对方开出的发票时,无法确定已入库的货物的成本而只能暂估入账,所以在系统启用期前还可能有些暂估入库单。而另外一些业务,可能由其业务性质决定了不能在一期完成,而是需要分期进行,如在销售业务中,处理分期收款的销售业务时,肯定会存在一些尚未核销的前期销售出库单。

    为了保证经营运作的连贯性和启用期前、后业务处理的平滑连接,K/3工业供需链系统提供将启用期前未完成的业务处理逐笔反映到系统中的功能。

    在系统初始化期间,允许对初始化以前期间暂估单和未核销销售出库单录入并审核。 这是初始化设置的必要步骤,更符合用户实际的业务处理。

    这些实际存在的业务情况造成了期初业务处理的复杂性和多样化。因此需要特别处理,并为以后的系统发展打下基础。

    (1)单据新增

    工业供需链系统处于初始化阶段时,启用期前的单据新增的方法只有一种,即在系统的主界面下,选择〖系统设置〗→〖初始化〗→〖仓存系统〗(或采购、销售、核算系统)→〖录入启用期前的暂估入库单〗进行暂估入库单的录入,或者单击〖系统设置〗→〖初始化〗→〖仓存系统〗(或采购、销售、核算系统)→〖录入启用期前的未核销销售出库单〗进行销售出库单的录入。

    这里有一个细微的差别,如果在系统选项中选择了“金额在仓存中不可见”,那么,暂估入库单如果在仓存系统中录入,就会看不到单价和金额,这是个需要留意的地方。这种情况下有两种选择,一是取消该选项在仓存中录入,一是不取消该选项在采购等系统中录入。

    下面以启用期前的暂估入库单的录入为例,介绍启用期前的单据新增处理方法。

    当选择〖录入启用期前的暂估入库单〗时,系统调出启用期前的未核销的暂估入库单的条件查询界面。在该界面中只能选择启用期前的暂估入库单,默认进入的条件是:

    期间小于启用期间

    确定筛选条件后,系统显示“启用期前暂估入库”序时簿界面。该界面的显示和提供功能与正常的外购入库单界面大致一致,唯一的区别是不显示启用期后的单据。用户可以在该序时簿上调出外购入库单进行新增、修改、删除等一系列操作。

    上述单据的操作方法与正常的库存类单据处理一致,这里不再赘述。请参照用户手册的业务处理及单据序时簿的相关章节描述。

    在单据录入中,该界面中只能录入“期间小于启用期间”的单据,否则,系统会给予如下提示:“只能保存当前期间以前的单据,保存单据出错。”要想录入以后期间的单据,可在物流系统模块中按正常业务录入。

    对于选择〖录入启用期前的未核销销售出库单〗的使用方法与其相近,请参照操作。

    (2)单据查询

    在初始化阶段,启用期前的两类单据查询有两种方法:

    A.在工业供需链任一系统的主界面下选择〖系统设置〗→〖初始化〗→〖录入启用期前的暂估入库单〗,或者选择〖系统设置〗→〖初始化〗→〖录入启用期前的未核销销售出库单〗,可以分别查询启用期前的暂估入库单或者启用期前的未核销销售出库单;

    B.选择【采购管理系统】→【单据序时簿】→【外购入库单】,或者选择【销售管理系统】→【单据序时簿】→【销售出库单】,可以查询启用期前的暂估入库单或者启用期前的未核销销售出库单。

    在日常的单据序时簿查询界面只要录入相应的筛选条件,也可以查询到启用期前的两类单据。

    (3)单据审核

    K/3工业供需链系统规定,在日常处理的期间内,是不可以对以前期间的库存单据进行处理的,只能对已审核的暂估入库单进行冲回处理、以及对已审核但尚未核销的销售出库单进行拆单操作。 故在初始化设置中,必须对启用期前的两类单据进行审核操作,否则不能结束初始化启用系统。

    启用期前的两类单据的审核可以在三个位置进行,即

    A.在启用期前的两类单据新增界面,保存后直接审核;

    B.在〖系统设置〗→〖初始化〗→〖录入启用期前的暂估入库单〗,或者选择〖系统设置〗→〖初始化〗→〖录入启用期前的未核销销售出库单〗,在显示的序时簿上可以分别审核启用期前的暂估入库单或者启用期前的未核销销售出库单;

    C.选择【采购管理系统】→【入库】→【外购入库单查询】,或者选择【销售管理系统】→【出库】→【销售出库单查询】,在显示的序时簿上可以分别审核启用期前的暂估入库单或者启用期前的未核销销售出库单。

    单据审核的方法与日常操作阶段的单据审核一致,请参见手册业务单据功能的相关介绍。

    启用期前的单据与启用期后的单据在审核处理时有本质不同:启用期前的单据是为了用户处理在初始化时期尚未完成的业务的方便性而增加录入的功能,所以在正式启用时,这些单据必须已经完成审核;启用期后的单据是为了方便用户在进行初始化设置时提前录入业务单据而增加的功能,在正式启用时,这些单据不能被审核。

    在执行启用账套操作时,系统要对上述启用期前的暂估入库单和启用期前未核销的销售出库单这两种单据的状态进行检测,以保证单据已审核,如果未审核,系统会给予如下提示:“还存在启用期前出入库单据未审核,不能启用”,并停止启用业务系统的操作。待其完成这些单据的审核后,再进行启用业务系统的操作。

    (4)启用期前、后单据处理的比较

    启用期前的暂估入库单和未核销销售出库单这两种库存类单据、序时簿的一般处理与日常单据处理无异,但有以下几点区别:

      ①名称不同,启用期前的两种单据分别称呼为“启用期前的暂估入库单”和“启用期前的未核销销售出库单”,而日常单据处理应分别称呼为“外购入库单”和“销售出库单”;

      ②筛选条件不同,启用期前的两类单据筛选条件是:期间小于启用期间;

      ③单据状态不同:其他单据只允许录入,不能审核,而启用期前的两类单据必须在初始化启用前审核;

      ④位置不同:启用期前的两类单据单独管理,不在单据管理模块中处理;

      ⑤在库存类单据中只允许暂估入库单和销售出库单可以录入前期单据;

      ⑥启用期前的两类单据序时簿中不能允许其他不符合条件的单据录入或进行审核、查看等操作;

      ⑦启用期前的两类单据不能调整期初余额,而且其发生额不计算到本期报表以及即时库存中。

      请注意:由于在启用期初的账务余额中,已经包括了以前期间进行暂估的单据的账务金额(即已在总账系统生成凭证),所以,启用期前的暂估入库单在业务系统不再生成暂估凭证,等单(发票)到后,统一进行单到冲回处理。 具体请参考“暂估冲回”的手册介绍。


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