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协同管理

深圳市人民政府国有资产监督管理局

一、企业简介

  深圳市国有资产监督管理局(以下简称“深圳市国资局”)为根据深圳市政府授权,依照法律法规履行国有出资人职责,依法维护国有资产出资人权益的政府工作部门。代表深圳市政府履行所监管企业的出资人职能。深圳市国资局机关本部目前有100余名工作人员。主要职责贯彻执行国家、省、市有关国有资产管理的法律、法规,起草国有资产管理的地方性法规、规章和政策,经批准后组织实施。根据市政府授权,依照法律法规履行出资人职责,依法维护国有资产出资人权益。负责所监管企业和局机关党的建设工作.承担监管市属企业国有资产的责任,加强国有资产的管理工作,进一步完善权利、义务和责任相统一,管资产与管人、管事相结合的国有资产管理体制等。

二、信息化动因

  深圳市国资局作为深圳市政府特设机构,代表市政府履行监管企业出资人的职能。在强调国有企业强化内部管理的同时,也很注重通过信息化的方式来加强自身的管控力度。在2005年市国资局已使用京华OA系统,但该系统不能满足由于人事变动来灵活调整审批流程、历史办文的关联查询、在收文流程中扫描附件进行审批等需要。此次办公系统招标建设要实现除涉密件外的公文处理电子化管理、信息资源整合等功能,以建立深圳市国资局高效率的协同办公平台。

三、信息化历程

  2009年初,深圳市国资局通过公开招标,重新选型协同办公系统及其服务厂商,经过激烈的招投标选型,确定由金蝶软件作为深圳市国资局办公自动化系统的开发及实施厂商,实现深圳市国资局公文处理电子化管理、内部管理、信息资源整合等应用,打造一个协同、高效的办公平台。

四、典型应用

·                                 资源整合,统一共享平台

  金蝶协同系统的信息门户不仅提供了信息发布的功能,还构建了包括公文流转、业务审批、知识管理、工作管理、资源管理、协作沟通、数据交换等应用平台,全面满足了深圳市国资局对协同办公的关键应用,实现深圳市国资局的“信息协同、业务协同、系统协同”。

·                                 公文交换,加强过程管理

  深圳市国资局通过金蝶协同系统建立统一的公文交换中心,包括对深圳市委、市政府的收文管理;对下属直属机关、单位的发文管理。实现了扫描附件的功能,扫描件正文内容支持OCR文字识别,由经办人员拷贝相关文字草拟摘要内容。维护了“红头文件”的严肃性和完整性,保证接收方收到的公文与发送方发送的公文格式完全一样,并与纸质原件保持一致。同时还可以按公文的种类、紧急程度、超时长短、催办次数等要素来提醒用户,从而提高市国资局的办文效率,加强了过程的管理。

  发文流程:支持国资局正文起草、附件上传、文件办理、正文修改、正文修改留痕、公文保存、公文回收、公文挂起、公文关联、公文打印(可分页打印批示表单)、发文编号申请、自动套红头、自动套发文格式、公文归档、正文内容共享(委内有共享需求的正文)等功能。

 

  收文流程:支持市国资局公文串行和并行流转、公文会签、主协办处室设置、串行公文和并行公文相互转换等功能。如:当四种公文进行相互转换的时候,经办人员在审批发文的时候能查询到是由哪个收文办件转换来的,在该收文办件的审批人员也能查询到该文件转了哪个发文在表单中能显示被转换和已转换的相关表单文件。

  上会流程:市国资局的重大事项都由高层领导统一开会决定,为了规范会议管理,避免不必要的会议浪费资源,各个处室将需要领导决策的事项通过上会流程来申请,由办公室相关工作人员统一汇总后,在提交相应的局领导审批。最后再确定哪些事项是需要上会,哪些是不需要上会,大大提高了办公的效率。

·                                 协同交流,降低沟通成本

  由于市国资局的特殊性质,限制了外部网络,为方便员工之间的沟通,通过金蝶协同系统丰富的协作交流工具,如在线消息、电子邮件、企业论坛、投票调查、RTX即时通讯等,形成信息协作交流的网状沟通平台,实现内部各类信息的实时互动。

 

·                                 构建企业和机关信息数据库

  市国资局构建了企业信息库和机关信息库,将常用的资讯信息发布到信息中心,构建了数据信息库,及时获取企业领导离深动态、资产评估报告、财务效益状况、资产营运状况、偿债能力状况、发展能力状况等相关的资料。信息资源的发布与共享,提高内部资源的利用效率,对下属国有企业动态实现了有效地监管。

·                                 CA认证,提升安全性能

  市国资局对于信息的安全性要求很高,金蝶协同系统采用了CA证书认证的方式实现了安全接入,数据加密传输等,并提供了数字签名与数字印章的功能。

 

五、应用价值

  市国资局借助金蝶协同系统规范了办文流程,实现了对各处室办文过程的督办和办文效率的提升,达到了工作量化的考核;同时加强了机关内部工作进展、上会、接待等事务性工作的管理;实现信息资源的共享,提高内部信息资源的利用效率;通过CA身份认证的登陆方式加强了企业信息的安全性。

六、客户感言

  我局的协同系统建设达到了预期目标,实现我局公文处理电子化管理、信息资源整合等应用,打造一个协同、高效的电子办公信息平台,真正成为我局各级领导和员工的信息化办公桌面。

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