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企业成本

卡斯卡特:萨班斯法案下的成本管控

 

卡斯卡特公司(Cascade Corporation)成立于1943年,是世界上最大的叉车属具、货叉及其相关产品制造者,总部设在美国俄勒冈州波特兰市,在全球20多个国家设立了分公司。1987年,卡斯卡特成立厦门公司,成为中国第一家叉车属具专业生产厂商。目前,卡斯卡特在行业内排名全球第一,在国内占领了近70%的市场份额。

2002年,在安然事件后的一片混乱中,美国颁布了萨班斯-奥克斯利法案(Sarbanes-Oxley)。美国总统布什在签署萨班斯法案的新闻发布会上说,“这是自罗斯福总统以来美国商业界影响最为深远的改革法案”。

 

尽管萨班斯法案只是针对在美国本土上市的企业,但其影响力却随着上市公司的全球化发展而不断扩大,卡斯卡特公司正是其中的代表之一。在中国,作为卡斯卡特全球生产基地的卡斯卡特(厦门)叉车属具有限公司也同样受到萨班斯法案的制约。

 

“目前,我们所有的业务流程都建立在金蝶K/3 ERP系统之上,管理业务就是管理IT,两者不可割裂。”总经理陈平表示。在卡斯卡特的管理层看来,ERP系统在萨班斯法案中是一个至关重要的角色,可以建立更有效、更专注、更负责任的企业构架和流程,从而降低企业的长期运营成本,以满足公司的持续发展计划。这一点与众多美国上市企业殊途同归,借助系统的强制性来规范管理,ERP不仅是萨班斯法案实施的工具,同时也是提高萨班斯运行效益的重要手段。

 

因此,如何在短时间内让企业的业务流程既满足萨班斯法案的控制目标,又能借实施该法案的机会强化企业成本控制,巩固成本领先优势,成为非常关键的问题。在压力面前,卡斯卡特联合了德勤、金蝶两家公司,通过三方的不懈努力,成功构建了一套科学的、高效的萨班法案下的成本管控体系。

  成本管控、流程先行

 

实施萨班斯法案需要企业建立起规范、严谨的内控体系,从公司层面、业务流程、IT控制方面来强化企业的管理与控制,降低企业经营风险。原来企业缺少必要的控制措施与手段而无法开展卓有成效的成本控制工作。降低成本成了张贴在墙上的口号。为此,卡斯卡特借实施萨班斯法案和金蝶K/3ERP这个机会,对现有各项业务流程进行了梳理与优化。德勤会计师事务所的项目经理蔡春峰评价说:“金蝶K/3系统所具有的配置灵活的特点,使卡斯卡特得以对企业的现有流程进行改造,并将设计的流程在系统中轻松加以实现。”

 

萨班斯法案直指财务报告的真实性和准确性,由于很多公司的财务报告流程都是由IT系统驱动的,可以说,IT是保证财务报告内部控制的有效性的基础,这也是很多上市公司根据萨班斯法案的要求进行整改时,参照COSO模型和COBIT框架的原因。

 

参照COSO框架很好理解,因为它包括控制环境、风险评估、控制活动、信息交流、监督等5项要素,已经成为世界通用的内部控制权威文献。 COBITControl Objectives for Information and related Technology,信息及相关技术的控制目标)很明显是一个IT治理的框架,从规划与组织、采集与实施、交付与支持、监控4个方面确定了34个处理过程以及318个详细控制目标,并能将IT流程、IT资源及信息与企业的策略与目标联系起来,在企业业务战略指导下,对信息及相关资源进行规划与处理。

 

卡斯卡特参照COSOCOBIT所产生的映射关系,初步梳理出了企业的管理流程,并形成了一个控制矩阵。卡斯卡特把这个控制矩阵与公司的制度做了映射,明确指出一个控制点应该对应制度的哪些条款。

 

20068月,卡斯卡特ERP系统成功上线运行。借助金蝶K/3ERP的财务、供应链、生产制造及人力资源系统,卡斯卡特迅速完成了采购、库存、生产、销售等领域27个业务流程的变更,通过标准的实施方法,固化了104个流程与权限控制,建立起了符合萨班斯法案的内部控制体系,同时,基于这套内控体系,强化了对人员、流程、财产物资的实时监控,辅以科学的绩效考核,在巩固了现有的成本优势的基础上,又实现了成本管理的持续改善。

 

在卡斯卡特,成本控制贯穿了企业的采购、仓存、销售、生产等每一项业务活动,而通过实施萨班斯法案,各业务之间环环相扣,降低了人为的管理漏洞,实现了“不相容的职位分离”。财务部门以准确的产品成本数据为基础,评估各部门成本管控的工作绩效,强化成本控制,帮助业务部门持续改进管理。

  采购成本管控

对于原料成本占产品总成本比重接近80%的卡斯卡特来说,如何持续降低采购成本,无疑对降低产品成本起着至关重要的作用。就采购成本管控而言,一般从以下三个方面着手:一是规范采购流程,二是供应商的选择,三是对业务人员的考核。一般的企业往往缺乏规范的采购流程以至无法对采购业务进行有效监控,导致一些业务人员不按公司的要求选择供应商,进而出现了营私舞弊的现象,采购价格的虚高、质量的难以保证、交货不及时等给企业的正常经营带来了相当的影响。所以,只有通过规范采购流程,强化业务监督,才能保证业务人员的工作行为符合企业的管理需要,与找到最优的供应商并与之建立起长期合作的伙伴关系,严格按计划采购,以及减少停工待料和过量采购占用资金等现象,最大限度地降低采购成本。

 

利用金蝶K/3ERP内置的标准流程,卡斯卡特快速整理出了供应商主数据维护、采购价格库维护/审批、采购订单变更/取消、采购退货近10个子流程,每个子流程中都设置了多个内部控制点,形成采购与支出循环的控制矩阵。对于每一控制点,卡斯卡特进行了详细说明,明确了该控制点主要的控制目标、可能存在的风险、控制类型(正确性、完整性等)控制活动、风险级别(高、中、低)、优先级、控制方法(自动控制、人工控制)、责任人等内容,保证了每项流程的每个动作都在受控的状态下执行。杜绝采购业务人员弄虚作假,损害公司利益的情况出现。

 

例如,为尽量避免企业经常出现的停工待料和过量采购占用资金等现象。采购数量及下单时间的确定显得格外重要。如今,制造部和销售部每半个月开产销平衡会议讨论决定或者调整后三个月的月生产计划,制造部经理根据确认并审核后的生产计划在K/3ERP系统中执行MPS计算,系统根据销售订单和交货日期形成针对产品预测单的生产任务单。采购经理根据MPS运算结果执行MRP运算,系统根据BOM 和输入的生产计划自动计算所需原材料的数量和需求月份。这时,采购经理检查运算形成的计划订单,有必要时根据自己的经验修改计划订单,确认无误后审核投放计划订单,生成审核状态的采购申请单。采购助理则在金蝶K/3ERP中下推采购申请生成采购订单,而金蝶系统中已建立了一个材料价格库和供应商评估体系,汇总了所有的标准采购价格及对供应商的评估标准;便于选择最佳的供应商和价格。生成进口订单或者外协外购合同时,系统会自动将采购单价的数据赋予订单或者合同。在整个采购环节中卡斯卡特设置了一系列的控制点,如在采购订单的控制中,采购助理无权修改订单上的材料单价,只有采购部经理有权修改。只有经审批的订单才能生效,审批的订单在系统中不可再修改,如有必要修改,则采购助理须填写采购订单变更/取消申请单并作出合理说明,提交给采购部经理审批。采购部经理审批后在系统中执行订单变更。在金蝶K/3ERP中,只有采购助理才有权新增采购订单,只有采购部经理有权审批采购订单。

通过这些规范的、受控的业务流程,保障了卡斯卡特的采购达到了准时、保质、保量的最佳采购模式,为生产的稳定运行奠定了基础,也极大地降低了企业的采购成本。

  库存成本控制

 

为了减少库存资金的占用及降低库存成本,卡斯卡特引入了虚拟仓库管理。公司共有5个仓库,包括原料仓库、小零件仓库、半成品仓库、辅料仓库,和成品仓库。前4个库归属制造部管理;成品库则属于市场部管理。

 

目前公司的所有存货,除在外协工厂中处于委托加工的外,全部都在工厂内部的5个仓库中,这5个仓库均分布于生产车间内,与生产线相交错。除小零件仓库外,其他4个仓库属于敞开式的货架区域。

 

卡斯卡特绝大部分的原材料都是外购,从国外采购的周期长达23个月。为此,卡斯卡特首先严格按K/3MRP运算出的采购数量进行采购计划的下达,采购订单数量不能超过采购计划的数量。同时,虚拟仓库的方式也降低了采购资金的占用,一般情况下,公司会核定出每月的材料平均消耗量,供应商根据这个标准将原料送到位于车间的货架上,金蝶K/3会根据设定的标准对最高存量、最低存量、安全库存等进行实时的预警。这样,相关负责人便可根据库存的动态变化情况及时与供应商联系,进行补货或其他操作,始终保持最佳的库存存量,保证卡斯卡特生产的连续。每个月,供应商会根据卡斯卡特的实际耗用量来进行财务结算,这样即保证了常规材料的可用量,也极大降低了采购成本。

 

为了降低因保管等原因造成的材料损失,卡斯卡特对存放于车间作业现场的材料采用了循环盘点的方式。由财务部成本会计及制造部仓库管理员于每周四上午实施,按重要性水平将制造部存货分成ABC及钢板四类,A类物资每月一次,B类物资每3个月一次,C类至少每6个月循环盘点一次,每次盘点的物资种类不少于30项。周循环盘点的结果由实施盘点的人员在库存盘点表中记录,并签字确认。库存盘点表交财务经理和制造部经理审核,如需调整,财务经理须签字确认。

  生产成本管控 

 

实施有效的生产管控对降低产品成本至关重要。卡斯卡特拥有高度自动化的生产线,不需要进行工序跟踪汇报,但要对整个任务单进行汇报。任务单序列号在任务单下达的时候进行自动分配,同时能够跟踪到整个物流。

 

在实际生产业务的过程中,卡斯卡特每件工作都必须在系统中下达的装配加工工作单(Work order),分为属具加工工作单和零件加工工作单。制造部经理通过运行MPS计算后,下达属具加工工作单;生产计划员通过运行MRP运算,在系统中下达零件加工工作单。

 

在工作单上的内容中,包括加工物品的种类及数量,信息由系统自动从工艺路线及物料清单中获取。工作单下达后自动形成K/3系统的投料单,包括所需零/部件数量,同时形成K/3系统的工序计划单。

 

正式生产之前,包含了投料单和工艺路线信息的工作单被打印出来,递交给生产工位上的员工,通知其生产任务;相对应的生产投料单交给仓库管理员,通知其发料细节。各个工位的生产线员工根据加工工作单上的物料规格和数量,预计用料需求,前往相应制造部仓库领料,物料流转工发料并在生产投料单上注明领料数量,由物料流转工和员工在生产投料单上签收。

 

在此流程的规范下,卡斯卡特省略了不增值的半成品出入库管理,提高了生产效率,月生产产量从260/月提高到300/月,平均交货时间从30天缩短到1520天左右。同时,生产领料受到了严格控制,减少了生产过程中材料浪费的现象,使得成本得到了有效的控制。

 

同时,卡斯卡特采用了金蝶的作业成本管理系统,直接以销售订单做为成本核算对象,系统以确认的销售订单作为需求来源,执行MPSMRP计算,产生采购申请单和生产任务单,生产任务单投放后,再产生生产投料单,车间严格按照投料单领料,并根据生产任务单生成产品入库单。在订单成本核算时,使用加权平均法核算领用材料成本。

 

自制部件的计价一直是机械制造企业成本计算的难点之一,卡斯卡特按照任务单的标准工时分摊成本,K/3系统可以自动更新实作工时,同时按该工单关联的领料单消耗自动计算完工产品的材料成本,部分完工的工单只计算相应的领料单消耗的材料,在制品不分摊材料成本,无领料单的工单则不分配材料成本。人工和制造费用则根据实际工时分摊到完工工单,K/3成本模块参数中已经设置在制品的约当产量为0,不再继续分摊到在制品。

 

让卡斯卡特满意的是,利用金蝶作业成本管理系统,产品入库成本实现了按订单分批核算,满足了对订单成本进行分析的需求,同时实现了产品出库成本按加权平均法核算。分批法与加权平均法的组合应用,为卡斯卡特准确核算订单成本及进行订单成本盈利情况分析,制定不同的客户策略提供了依据。此外,系统将不同生产线生产出不同成本构成的产品成本加权平均后,得出一个平均成本并做为该产品的出库成本,在不影响对订单成本进行分析与考核的同时,也满足了投资者及管理层对财务核算的特殊要求。

 

卡斯卡特平均每个月有近20003000张订单,利用金蝶作业成本管理系统,成本核算时间缩短到3天,极大提高了财务人员的工作效率。让财务人员可以更好地施行全面成本管控,配合各业务部门共同为巩固成本领先优势做出了积极的贡献。

 

 

  销售成本管控

 

为了规避经营风险,加速资金的回笼,降低销售环节的成本,同时满足萨班斯法案的要求,卡斯卡特制订了严格的信用管理制度:在接受客户销售订单时,对订单进行评审;在准备给客户发货时,也会严格检查客户的信用。此外,还规范了销售业务流程,并设置了多个业务控制点。

 

在销售流程中,销售部门开具的“发货通知单”需要进行二级审核并同时受到客户信用控制;审核人员在进行审核时,系统会自动调用 K/3系统中的客户信用信息和客户应收账款余额,并自动显示相应客户的信用额度、已用额度、超支额度。当审核人进行审核时,如客户信用额度超支,则可以选择是否继续发货。如果此时客户有已支付尚未到账的款项,则需要销售内务根据客户传真的银行凭单在“开票与发货申请”财务联上事先注明。

 

但也有一些例外的情况。考虑到与客户以往的交易和关系,有时即使超过了客户的信用限度,销售经理也会同意发货,但是在这种情况下财务经理可能会有反对意见,这时需要总经理的审核来做最后的决定。根据卡斯卡特的销售政策,新客户在开始交易的当年都不允许赊销,所有合同都是款到发货。而为了保证信用的合理性,市场部每年都会对客户的信用进行一次评估,根据前一年度的销售额、付款情况以及对当年销售的变动预测衡量是否准予赊销,以及赊销期限和额度的适当性。年度信用评估的结果须经市场部经理、财务经理和总经理的审批方可生效,并分发给相关部门和人员作为参照的依据。

 

销售业务流程规范了,与生产、采购等业务部门的合作更加协调与顺畅,存货的周转速度也提高了,应收账款也在合理的范围内,销售成本得到了有效的控制。“通过系统控制,卡斯卡特有效减少了因大量应收账款而给企业带来的资金压力。”财务经理林敬雄说。

  最佳性价比

 

据国际CFO组织对美国321家本土上市企业的调查,这些企业在第一年实施萨班斯法案的平均成本超过460万美元,包括3.5万小时的内部人工投入,以及130万美元的软件费用、外部顾问费用和150万美元的额外审计费用。

 

“按照萨班斯法案建立内控体系需要高昂的成本,而金蝶K/3系统灵活的内控方式使我们很多控制环节以相对最佳的总体拥有成本达到了内控的要求,我们仅用了133天就完成了整个项目实施。” 财务经理林敬雄说。

 

2007年,卡斯卡特在中国的销售额预计可达到3亿元,实现企业规模的进一步发展,而ERP则有效支持了企业低成本的快速扩张。


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